De voor- en nadelen van het uitbesteden van facilitaire diensten

Het uitbesteden van facilitaire diensten is een trend, lezen we overal. Maar wat zijn de voor- en nadelen van het outsourcen van schoonmaak, groenonderhoud, technisch onderhoud enzovoort?

De periode waarin elke onderneming een persoon in dienst had die de schoonmaak verzorgt, die het gras maait en af en toe ook nog eens een lamp vervangt, ligt al enkele decennia achter ons. De meeste ondernemingen hebben lang geleden ingezien dat elk van die jobs een aparte specialiteit is. Er werden aparte teams opgericht voor de schoonmaak, de bewaking, het groenonderhoud, het technisch onderhoud enzovoort.

Om het volledige pakket facilitaire diensten te beheren en te coördineren, heeft elke firma tegenwoordig een facility manager, facilitair verantwoordelijke of gebouwverantwoordelijke in dienst. De functietitel varieert, de taakomschrijving meestal niet. Het komt steeds neer op het beheren van alle ondersteunende activiteiten ten behoeve van het primaire proces van een organisatie.

De functie van facilitair verantwoordelijke is de laatste jaren flink geëvolueerd. De focus ligt steeds meer op kwaliteit. Er is de doorgedreven digitalisering, de vraag naar data. Een andere trend in de facilitaire dienstverlening is de toenemende nadruk op duurzaamheid. Het maakt de taken van de schoonmakers, techniekers, tuinmannen, klusjesmannen er niet eenvoudiger op. De toegenomen specialisering noopt heel wat bedrijven tot het uitbesteden van de facilitaire diensten.

Het uitbesteden van facilitaire diensten: goedkoper?

Het kostenaspect speelt een prominente rol in elk bedrijf. Een belangrijke vraag is dan ook: is het uitbesteden van facilitaire diensten goedkoper dan al deze diensten in eigen beheer te organiseren en uit te voeren? Kijken we enkel en alleen naar de kostprijs van de schoonmakers, klusjesmannen,…, dan is het antwoord zeker niet altijd ‘ja’. Belangrijk is echter om in het achterhoofd te houden wat je allemaal in de plaats krijgt voor het geld dat je betaalt aan een externe, facilitaire dienstverlener.

Organiseer je als bedrijf zelf de schoonmaak, dan zorgt je schoonmaakteam ervoor dat je infrastructuur elke dag wordt gepoetst. Maar er komt meer bij kijken. De opvolging bijvoorbeeld. En het controleren van de kwaliteit. Maar ook de correcte en stipte betaling van het onderhoudspersoneel. En wat als de poetsvrouw enkele dagen afwezig is wegens ziekte? Binnen een bedrijf is dus niet alleen de facility manager of facilitair verantwoordelijke bezig met de schoonmaak, maar ook de boekhouding, de personeelsdienst enzovoort.

Kies je voor het uitbesteden van de facilitaire diensten, dan neemt de dienstverlener niet alleen de schoonmaak over, maar ook alle aanverwante ‘zorgen’ zoals de administratie en dergelijke. Bij ziekte van de vaste medewerker, staat er gegarandeerd een vervanger klaar. De continuïteit is dus verzekerd.

Bovendien volgt een gespecialiseerde firma alle trends en evoluties in de sector op. Je bent dus steeds verzekerd van een state-of-the-art dienstverlening. Bovendien mag je ervan uitgaan dat specialisten in hun vak net dat tikkeltje meer kwaliteit leveren. En vaak nog op een efficiëntere manier ook. Het is namelijk hun core business, wat voor uw bedrijf niet het geval is.

Invloed op de rol van de facility manager

Uw bedrijfsgebouwen en -infrastructuur zijn meer dan alleen maar ‘het onderkomen waar uw medewerkers hun werk kunnen doen’. Gebouwen vormen het visitekaartje van een onderneming. En natuurlijk ook een deel van het kapitaal van de firma. Ze verdienen dus de grootste zorg. De rol van de facility manager is dan ook geëvolueerd. Hij leunt steeds dichter aan bij het strategische niveau van de onderneming. De facilitaire dienstverlener neemt, in overleg met hem, het operationele voor zijn rekening.

Door het uitbesteden van de facilitaire diensten kan de facility manager zich meer toeleggen op het coördineren en adviseren. Hij sluit nauwer aan bij het strategische niveau van de onderneming.

Op welke manier kunnen we onze klanten het best ontvangen? In welke omstandigheden kunnen we het efficiëntst vergaderen? Het zijn dit soort vragen waarop de facility manager zich zou moeten richten. Veeleer dan op vragen als ‘wanneer krijgen de bloemen nog eens water?’ Of ‘waarom werkt de lift niet?’. De facility manager is de persoon die het totale overzicht heeft en via een goede samenwerking met de facilitaire dienstverleners zorgt dat iedereen binnen het bedrijf in ideale omstandigheden kan werken.

Hij geeft hiervoor de nodige adviezen en reikt oplossingen aan. Voor de uitvoering van die plannen stuurt hij zijn onderaannemers aan. Zijn focus ligt veeleer op de lange termijn (‘hoe dragen groene zones bij aan het welzijn en welbevinden van onze werknemers?’) dan op de korte termijn (‘er moet dringend toiletpapier worden besteld’). De facility manager fungeert zo als een coördinator en adviseur, want hij weet dat het operationele in goede handen is bij de facilitaire partner.

Uitbesteden van facilitaire diensten aan 1 of meer partners?

Een recente, bijkomende evolutie in de facilitaire dienstverlening is dat steeds meer bedrijven hun facilitaire diensten gaan uitbesteden aan 1 partner, een specialist in Integrated Facility Management of IFM. In een volgend artikel bekijken we voor- en nadelen hiervan.

Terug naar boven