Terug naar kantoor na maanden van telewerken wegens de coronapandemie. Hoe ga je hier als bedrijf mee om? Keer je gewoon terug naar het pre-Covid-ritme? Of ga je op zoek naar een nieuw evenwicht? Een nieuwe balans waar zowel jij als werkgever als je werknemers van profiteren? Er zijn tal van mogelijkheden, afhankelijk van waar je de nadruk legt. Welke keuze je ook maakt, het is belangrijk dat je er met je facilitaire partner over praat.
Terug naar kantoor zoals voor corona
Een eerste mogelijkheid is te doen alsof corona bij manier van spreken nooit heeft bestaan. De pandemie is (bijna) voorbij, dus iedereen pendelt opnieuw dagelijks naar kantoor.
Het compleet tegenovergestelde is de tweede mogelijkheid. Sommige bedrijven hebben ingezien dat een kantoor niet meer nodig is. Zij kiezen voor voltijds telewerken.
Duidelijke tijdsverdeling tussen thuis en kantoor
Naast deze twee uitersten zijn er tal van tussenvormen. Heel wat bedrijven stellen bij de terugkeer naar kantoor een combinatie van telewerken en werken op kantoor voor. Daarbij kunnen ze een tijdsverdeling hanteren die voor iedereen duidelijkheid schept.
Bijvoorbeeld:
- Dag om dag: meetings worden verzameld op 2 of 3 dagen per week. Werknemers brengen die op kantoor door. De andere dagen werken ze van thuis uit.
- Halve dagen: dienen werknemers bijvoorbeeld elke voormiddag op kantoor aanwezig te zijn (bv. voor een permanentiedienst), dan kan je ervoor kiezen ze na de middag thuis te laten werken. De vele verplaatsingen – evenveel als bij voltijds op kantoor werken – zijn een duidelijk nadeel van dit systeem.
- Week om week: de ene week op kantoor, de andere week thuis. Dit is een handig systeem voor medewerkers met co-ouderschap.
- Maand om maand of seizoen om seizoen: voor bepaalde projecten zijn sommige werknemers gedurende langere periodes nodig op kantoor. Of je kan er als bedrijf voor kiezen om in de gure wintermaanden je werknemers niet nodeloos de weg op te sturen.
Verdeling op basis van taken of functies
Voor sommige werknemers is het moeilijker om een vaste tijdsverdeling te hanteren. Hun takenpakket of hun functie vraagt meer flexibiliteit. Daardoor ontstaan nieuwe varianten van, bijvoorbeeld:
- Op taakbasis: bepaalde taken kunnen in alle rust thuis worden uitgevoerd, voor andere is aanwezigheid op kantoor noodzakelijk.
- Volgens functie: sommige functies vragen meer aanwezigheid op kantoor dan andere.
- Op teambasis: naargelang de opdrachten is de aanwezigheid van een volledige werkgroep op kantoor noodzakelijk. Naargelang tot welke werkgroepen een medewerker behoort, zal hij meer of minder van thuis werken.
Bij deze verdelingen speelt het aantal vergader- of samenwerkingsmomenten een grote rol. Online meetings hebben tijdens de coronapandemie zeker hun nut bewezen. Ze zullen ongetwijfeld blijven bestaan. Maar ze hebben hun beperkingen. Vooral wanneer met grotere groepen vergaderd of samengewerkt dient te worden.
Luister naar de wensen van je werknemers
Bij de verdeling tussen thuiswerk en kantoorwerk kan je tot slot ook het welzijn van je werknemers centraal stellen. Je maakt dan een verdeling op basis van:
- Motivatie: elke medewerker beslist voor zichzelf welke taken hij waar het best uitvoert.
- Gezondheid: kan een medewerker bepaalde taken thuis met minder stress afwerken? Dan verplicht je hem niet daarvoor naar kantoor te komen.
- Gezin: medewerkers krijgen de vrijheid om hun werkplaats af te stemmen op de noden van hun kinderen of een zorgbehoevend familielid.
Bij deze verdelingen ligt de sleutel grotendeels in handen van de werknemers. Een goede opvolging en een duidelijke communicatie zijn dan ook noodzakelijk.
Terug naar kantoor: overleg met je facilitaire partner
Bij de terugkeer naar kantoor is er niet alleen communicatie nodig tussen werkgever en werknemer. Als bedrijf bespreek je de nieuwe situatie ook met je facilitaire dienstverlener. Een goed overleg leidt tot een optimalisering van de samenwerking.
Stel: je werknemers (of een groot deel ervan) zullen in de toekomst op dinsdag en donderdag telewerken.
Dan:
- zijn die dagen ideaal om op kantoor een grondige schoonmaakbeurt of een desinfectie uit te voeren.
- is het niet nodig om op dinsdag en donderdag permanentie te voorzien om de vergaderzalen op te ruimen en klaar te zetten.
- is dat het ideale moment voor een interne verhuis of technische herstellingen.
- komt de onderhoudsploeg voor de HVAC-installaties best op die dagen langs.
- wordt het grasveld best op die dagen gemaaid.
- heeft dat een grote invloed op het aantal bezoekers in het bedrijfsrestaurant op die dagen.
U merkt het, de overgang van telewerken naar een (gedeeltelijke) terugkeer naar kantoor vraagt een goede voorbereiding. Niet alleen intern maar ook extern. Multi Masters Group zorgt er graag mee voor dat u er helemaal klaar voor bent.
