Medpace est très satisfait du nettoyage de ses bureaux et de ses laboratoires assuré par Cleaning Masters :

Le souci du détail

Le site de Medpace à Louvain regroupe deux entités : CRO (Clinical Research Organisation) et MRL (Medpace Research Laboratories). Alexander Craens est coordinateur Office Services pour l’ensemble du site. Lui et son équipe se disent très attentifs aux détails. Chaque matin, ils fournissent aux collaborateurs et clients le matériel de bureau nécessaire, et veillent à ce que tous les espaces soient impeccables, jusque dans les moindres recoins. « La planification se fait généralement en concertation avec les équipes de nettoyage de Cleaning Masters. S’il y a une grande réunion à 9 heures, par exemple, on s’assure que cette salle soit prête en priorité. »

L’équipe de Medpace assure elle-même les contrôles qualité quotidiens. « On est vraiment attentifs aux détails. Comme on passe tous les jours dans les bâtiments, on remarque forcément tout. On vérifie la poussière sur les rebords des fenêtres, et même l’arrière des chaises. Toutes les deux semaines, je choisis avec Christian, le superviseur de l’équipe Cleaning Masters, un bâtiment au hasard pour faire un contrôle plus approfondi. » Et ce n’est pas un hasard, comme l’explique Alexander : « Une partie de notre rôle, c’est de veiller à ce que les gens puissent travailler ici dans une bonne ambiance. Et un environnement propre y contribue toujours. »

Le défi de Cleaning Masters

Medpace compte actuellement cinq bâtiments. Les cleaning masters nettoient les bureaux et les cuisines du personnel, mais aussi certains laboratoires. « Il y a des zones où les nettoyeurs ne peuvent traiter que le sol, et ce sous supervision, afin d’éviter tout risque de contamination », explique Alexander. Les cleaning masters gèrent également l’ensemble des déchets, y compris les déchets toxiques et médicaux. « Un nettoyeur désigné s’assure que les déchets soient placés sur une palette pour le transport. »

« Les cleaning masters définissent eux-mêmes leur méthode de travail idéale. Je ne vais pas leur imposer par quel côté ou quelle surface commencer. Sur ce plan-là, ils sont autonomes et professionnels. »

Ce type de tâches demande de la rigueur, et Medpace a trouvé une solution efficace. « La formation se compose de deux volets. Une grande partie concerne évidemment l’aspect technique du nettoyage, dont Cleaning Masters se charge lui-même. Le reste se décide en concertation, selon les tâches attribuées à chaque collaborateur. » Un agent de nettoyage qui travaille dans les laboratoires ou doit gérer des déchets médicaux reçoit donc une formation complémentaire si nécessaire. « Cela découle aussi de certaines réglementations auxquelles le personnel doit se conformer », conclut Alexander.

Constance et qualité

La collaboration avec Cleaning Masters a débuté en 2022, lors d’un changement de partenaire de nettoyage. « Notre précédent partenaire ne parvenait plus à fournir la qualité que nous exigions. Il y avait un fort turnover, et devoir sans cesse former de nouvelles personnes représentait trop de risques pour la sécurité, surtout dans les laboratoires. Cette formation constante était devenue trop lourde, et les standards de qualité nécessaires n’étaient plus atteints. Nous avons gardé les agents de nettoyage de l’époque pour la collaboration suivante, mais depuis, c’est Cleaning Masters qui assure le soutien facilitaire et administratif. Et nous sommes très satisfaits de l’équipe actuelle. »

Une deuxième équipe

Cleaning Masters a également réfléchi avec Medpace à la question de la charge de travail. « Nous souhaitons que chaque cleaning master puisse faire son travail correctement, dans le respect de toutes les normes. En tant qu’équipe facilitaire, nous essayons toujours d’anticiper les problèmes. Avec Cleaning Masters, nous avons alors décidé d’ajouter une deuxième équipe l’après-midi, pour soulager l’équipe du matin. Nous avons constaté un vrai gain d’efficacité, et les bâtiments restent désormais propres de manière constante tout au long de la journée. »

« Lorsqu’un problème se présente, il est toujours pris en charge immédiatement ou nous en discutons ensemble. La communication est toujours très ouverte. »

Les remarques ou plaintes restent rares, selon Alexander : « Le superviseur et moi transmettons la planification aux collaborateurs, mais ils définissent eux-mêmes leur méthode de travail idéale. Je ne leur impose pas par quel côté ou quelle surface commencer. Sur ce plan-là, ils sont autonomes et professionnels. »

Un regard vers l’avenir

Le déménagement vers de nouveaux bureaux et laboratoires, plus grands, est prévu dans quelques années. Un nouvel appel d’offres sera alors lancé, mais selon Alexander, les perspectives sont prometteuses. Il attribue une note de 85 à 90 % à la collaboration entre Medpace et Cleaning Masters et illustre sa confiance par un exemple concret : « Il y a déjà eu plusieurs changements. Nos services ont notamment été étendus au bâtiment voisin, et cette transition s’est elle aussi déroulée sans le moindre problème. »

Cette satisfaction, Medpace la doit en grande partie au superviseur Christian. « Tout se passe très bien avec Christian. Quand un problème se présente, il est toujours résolu sur-le-champ, ou on en discute ensemble. La communication est toujours très ouverte. » Et lorsqu’on lui demande de décrire la collaboration avec Cleaning Masters en trois mots, la réponse est sans hésitation : « Flexibilité, proactivité et fiabilité. »