Medpace is heel tevreden over de schoonmaak van de bureaus en de labo’s door Cleaning Masters:

Tot in de puntjes

Medpace in Leuven bestaat uit twee entiteiten: CRO of Clinical Research Organisation, en MRL of Medpace Research Laboratories. Alexander Craens is coördinator Office Services van de gehele site. Hij en zijn team zijn naar eigen zeggen zeer detailgericht. Ze voorzien elke ochtend medewerkers en klanten van de juiste kantoorbenodigdheden, en waken erover dat alle ruimtes tot in de puntjes proper zijn. “De planning gebeurt meestal in overleg met de schoonmaakmedewerkers van Cleaning Masters. Soms gebeurt het dat er een grote meeting is om 9 uur, dan zorgen wij er ook voor dat die ruimte eerst klaar is.”

Dagelijkse kwaliteitscontroles van de schoonmaak doet het team van Medpace zelf. “Wij letten echt op details. We gaan dagelijks door de gebouwen, dan merken we alles sowieso op. We controleren vensterbanken op stof en zelfs de achterkant van stoelen. Om de twee weken kies ik samen met Christian, de supervisor van het Cleaning Masters-team, een willekeurig gebouw om een steekproef te doen en een grondigere controle uit te voeren.” En dat is allemaal niet zonder reden. Alexander legt uit: “Een deel van onze functie is zorgen dat de mensen hier in een aangename werksfeer kunnen werken. En dan is natuurlijk een propere omgeving altijd aangenamer.”

De uitdaging van Cleaning Masters

Medpace bestaat momenteel uit vijf gebouwen. De cleaning masters maken de kantoren en medewerkerskeukens schoon, maar ook bepaalde laboratoria. “Er zijn zones waar de schoonmakers alleen de vloer mogen poetsen. Dat is onder begeleiding, om ervoor te zorgen dat er geen contaminatie is,” vertelt Alexander. De cleaning masters zorgen daarnaast ook voor het beheer van al het afval, inclusief toxisch en medisch afval. “Eén toegewezen schoonmaker zorgt dat het afval op een palet terechtkomt voor transport.”

“De cleaning masters werken zelf uit wat hun ideale workflow is. Ik ga hen niet opleggen aan welke kant of met welk oppervlak ze moeten beginnen. Op dat vlak zijn ze zelfstandig en professioneel.”

Dit soort taken vergt wel wat voorzichtigheid, en Medpace lost dat efficiënt op. “De opleiding bestaat uit twee delen. Een groot deel is natuurlijk het schoonmaaktechnische onderdeel, daar zorgt Cleaning Masters zelf voor. De rest is dan in overleg met elkaar, afhankelijk van welke medewerker welke taken op zich neemt.” Een schoonmaakmedewerker die in de labo’s werkt of medisch afval moet beheren, krijgt dus waar nodig bijkomende scholing. “Dat wordt ook gestuurd vanuit bepaalde regelgevingen waaraan het personeel moet voldoen,” concludeert Alexander.

Consistentie en kwaliteit

De samenwerking met Cleaning Masters begon in 2022, toen ze veranderden van schoonmaakpartner. “Onze vorige partner kon niet meer de kwaliteit leveren die we eisten. Er was een groot verloop van personeel en steeds met nieuwe mensen samenwerken, bracht te veel veiligheidsrisico’s met zich mee, zeker in de labo’s. De inspanningen om hen telkens opnieuw op te leiden werd te groot, waardoor de nodige kwaliteitsstandaarden niet meer gehaald werden. “De toenmalige poetsmedewerkers namen we mee naar de volgende samenwerking, maar voor de facilitaire en administratieve ondersteuning rekenen we sindsdien op Cleaning Masters. En over het personeel dat er nu is, zijn we heel tevreden.”

Extra shift

Ook op vlak van werkdruk bij de schoonmaak dacht Cleaning Masters mee met Medpace. “We willen dat elke master zijn of haar werk fatsoenlijk kan doen om aan alle normen te voldoen. Als facility team probeer je altijd proactief problemen aan te pakken. Samen met Cleaning Masters hebben we toen besloten om een tweede shift in te lassen in de namiddag, zodat de ochtendploeg meer ademruimte kreeg. We merkten een grote verandering op vlak van efficiëntie en de gebouwen blijven nu consistent proper doorheen de dag.”

“Als er een uitdaging is, wordt die altijd direct aangepakt of bespreken we die samen. De communicatie is altijd heel open.”

Maar opmerkingen of klachten, die komen er zelden, volgens Alexander: “De medewerkers krijgen van mij en de supervisor de planning, maar werken zelf uit wat hun ideale workflow is. Ik ga hen niet opleggen aan welke kant of met welk oppervlak ze moeten beginnen. Op dat vlak zijn ze zelfstandig en professioneel.”

Blik op de toekomst

De verhuis naar nieuwe, grotere kantoren en laboratoria staat over een aantal jaar op de planning. Dan komt er een nieuwe aanbesteding, maar als het aan Alexander ligt, ziet het er goed uit. Hij geeft de samenwerking van Medpace en Cleaning Masters een score van 85 à 90% en onderbouwt dat vertrouwen met een concreet voorbeeld: “Er zijn al enkele veranderingen geweest. Er is een uitbreiding gekomen naar het gebouw hiernaast en dat is ook zonder problemen verlopen.”

Een groot deel van die tevredenheid is ook te danken aan supervisor Christian. “Met Christian loopt het goed. Als er een uitdaging is, wordt die altijd direct opgelost of bespreken we het samen. De communicatie is altijd heel open.” En als hij wordt gevraagd om de samenwerking met Cleaning Masters te beschrijven in drie woorden, is het duidelijk: “Flexibel, proactief en betrouwbaar.”