Qu’est-ce que la gestion intégrée des installations?
Integrated Facility Management (IFM) ou la gestion intégrée des installations est une tendance dans la gestion des installations. Avant d’aborder l’influence de l’IFM sur la description de poste du facility manager, nous expliquons brièvement la terminologie.
Les services facilitaires comprennent ‘toutes les activités de soutien au processus primaire d’une organisation’. Il suffit de penser au nettoyage, à l’entretien des espaces verts, à la maintenance technique, à la lutte contre les parasites, à la restauration, à la sécurité et à la gardiennage.
Le Facility Management ou la gestion des installations consiste à gérer toutes ces activités. Il s’agit de les planifier, de les organiser, de les contrôler et de les superviser.
Une entreprise peut décider d’organiser et de réaliser elle-même tous ces services. Ces dernières années, de plus en plus d’entreprises choisissent d’externaliser.
Lorsqu’une entreprise confie tous les services facilitaires à un seul partenaire, on parle de ‘Integrated facility management (IFM)’ ou la gestion intégrée des services facilitaires.
La gestion intégrée des installations et le rôle du gestionnaire d’installations
Le choix d’une exécution en interne, d’une externalisation auprès de plusieurs partenaires ou d’une externalisation auprès d’un seul partenaire IFM a un impact majeur sur le rôle du facility manager.
Nous l’expliquons à l’aide d’un exemple.
Imaginez: en tant que gestionnaire d’installations, vous vous rendez au bureau le lundi matin. Pendant que vous vous rendez au travail, vous recevez un appel téléphonique: l’ascenseur ne fonctionne pas. En arrivant sur le parking, vous remarquez que les haies ont besoin d’être taillées de toute urgence. Vous entrez dans le hall d’entrée et vous voyez que les belles plantes vertes de la semaine dernière sont maintenant bien ternes. Lorsque vous arrivez dans votre bureau, vous constatez qu’une lampe est cassée. Vous allez donc à la réfectoire pour prendre une tasse de café. Là, un collègue vous parle de « cette sale tache de café qu’il faut nettoyer ». Fatigué de tous ces contretemps, vous décidez d’aller au sanitaire. Lorsque la chasse d’eau ne fonctionne pas, vous en êtes sûr: c’est vraiment un mauvais jour.
Mais cette mauvaise journée est loin d’être terminée. Au contraire, pour vous, en tant que facility manager ou gestionnaire d’installations, cela ne fait que commencer. Vous devez trouver une solution pour chacun de ces problèmes. Votre entreprise a-t-elle choisi de réaliser elle-même l’ensemble des services facilitaires? Ou bien tous les services ont-ils été confiés à plusieurs partenaires? Si c’est le cas, vous devez commencer votre marathon d’appels téléphoniques et de courriels dès que possible. Nous pensons que pour le reste de la journée, vous serez occupé à éteindre des feux proverbiaux.
Avantages de la gestion intégrée des installations (IFM)
Avez-vous choisi un partenaire IFM? Alors vous faites partie des chanceux, et votre mauvaise journée sera bientôt terminée. Vous prenez le téléphone, appelez votre personne de contact (SPOC) chez votre partenaire IFM et lui transmettez simplement votre liste de commandes. Chez certains fournisseurs de services aux installations, il suffit même de créer un ticket sur votre smartphone ou votre ordinateur portable dans le système de communication et de suivi numérique.
À partir de ce moment, votre prestataire de services facilitaires s’occupera de tout pour vous. Il veillera à ce que tout soit résolu le plus rapidement possible. Vous ne l’entendez plus que lorsqu’il vous demande si tout s’est passé comme prévu.
La gestion intégrée des installations (IFM) va cependant un peu plus loin. Si vous aviez choisi un partenaire IFM, vous n’auriez de toute façon pas connu de mauvaise journée. Un partenaire ‘total facility’ ne se contente pas de résoudre les problèmes. Il s’occupe également de la planification, de l’organisation et du suivi. Un partenaire IFM aurait en tout cas taillé vos haies à temps. Et arrosé les plantes dans le hall d’entrée à temps. Il avait même donné à l’ascenseur une maintenance préventive, afin qu’il ne tombe pas en panne. En bref, vous auriez pu vous épargner bien des soucis.
De plus, si un employé des services facilitaires est absent pour cause de maladie, le prestataire de services facilitaires vous fournira automatiquement un remplaçant équivalent. De cette façon, la continuité est toujours garantie!
L’IFM vous aide à créer de la valeur ajoutée
Avec un spécialiste de l’IFM, vous ne devez pas, en tant que gestionnaire d’installations ou facility manager, vous préoccuper des aspects opérationnels. Vous pouvez consacrer votre temps à vos tâches au niveau stratégique et/ou tactique. La consommation d’énergie, comment on peut la limiter? Comment rendre nos employés et nos visiteurs aussi confortables que possible dans nos bâtiments? Comment allons-nous accueillir nos employés en toute sécurité après la crise corona? En étant capable de consacrer du temps supplémentaire à ces questions essentielles, vous créez une valeur ajoutée pour votre employeur. Et ce qui a commencé comme une mauvaise journée peut rapidement devenir une excellente journée pour vous en tant que gestionnaire d’installations.
