Wat is integrated facility management (IFM)?
Integrated facility management (IFM) is een trend in het facilitair management. Alvorens we ingaan op de invloed van IFM op het takenpakket van de facility manager lichten we de terminologie even toe.
Facilitaire diensten omvatten ‘alle ondersteunende activiteiten ten behoeve van het primaire proces van een organisatie’. Denk maar aan schoonmaak, groenonderhoud, technisch onderhoud, ongediertebestrijding, catering, beveiliging en bewaking.
Bij facility management of facilitair management gaat het om het beheren van al deze activiteiten. Om het plannen, organiseren, controleren en opvolgen ervan. Een bedrijf kan beslissen om al deze diensten zelf te organiseren en uit te voeren. De laatste jaren kiezen steeds meer ondernemingen voor het uitbesteden ervan.
Wanneer men alle facilitaire diensten aan 1 partner uitbesteed, spreekt met Integrated facility management of IFM.
Integrated facility management (IFM) en de invloed op de rol van de facility manager
De keuze voor zelf uitvoeren, uitbesteden aan verschillende partners of uitbesteden aan één IFM-partner heeft een grote invloed op de rol van de facility manager.
We lichten dit graag toe aan de hand van een voorbeeld.
Stelt u zich eens even voor: als facilitair verantwoordelijke rijdt u op maandagmorgen naar kantoor. Tijdens uw rit naar het werk krijgt u telefoon: de lift werkt niet. Bij aankomst op de parking stelt u vast dat de hagen dringend aan een snoeibeurt toe zijn. U stapt de inkomhal binnen en merkt op dat de vorige week nog mooi groene planten er nu heel flets uitzien. Aangekomen in uw kantoor blijkt een lamp stuk te zijn. Op naar de keuken dan maar voor een kop koffie. Daar spreekt een collega u aan over “die vieze koffievlek die wel eens opgeruimd mag worden”. Al die tegenslagen beu besluit u even een bezoekje te brengen aan het sanitair. Als het toilet niet blijkt door te spoelen, weet u het helemaal zeker: dit is een absolute baaldag.
Alleen is die baaldag nog lang niet voorbij. Integendeel, voor u als facility manager begint het pas. U moet op zoek naar een oplossing voor elk van deze problemen. Heeft uw firma gekozen om alle facilitaire diensten zelf uit te voeren? Of zijn alle diensten uitbesteed aan verschillende partners? Dan begint u best zo snel mogelijk aan uw marathon van telefoontjes en e-mails. Wij vermoeden dat u de rest van de dag alleen nog bezig bent met het blussen van spreekwoordelijke brandjes.
Voordelen van Integrated facility management (IFM)
Heeft u gekozen voor een IFM-partner? Dan bent u bij de gelukkigen, dan zal uw baaldag snel voorbij zijn. U neemt de telefoon, belt uw contactpersoon (SPOC) bij uw facilitaire partner en geeft uw opdrachtenlijstje gewoon door. Bij sommige facilitaire dienstverleners volstaat het zelfs om op uw smartphone of laptop een ticket aan te maken in het digitale communicatie- en opvolgsysteem.
Vanaf dat moment neemt uw facilitaire dienstverlener alles van u over. Hij zorgt ervoor dat alles zo snel mogelijk wordt opgelost. U hoort pas weer van hem wanneer hij u vraagt of alles naar wens is verlopen.
Integrated facility management (IFM) gaat echter nog een stapje verder. Wanneer u voor een IFM-partner had gekozen, dan had u sowieso geen baaldag gehad. Een ‘total facility’-partner lost niet alleen problemen op. Hij zorgt ook voor planning, organisatie en opvolging. Een IFM-partner had uw hagen sowieso tijdig gesnoeid. En de planten in de inkomhal op tijd water en mineralen gegeven. Hij had zelfs de lift een preventieve onderhoudsbeurt gegeven zodat ze wellicht niet was stukgegaan. Kortom, u had zich heel wat zorgen kunnen besparen.
Meer zelfs, als een facilitaire medewerker afwezig is wegens ziekte, dan zorgt de facilitaire dienstverlener automatisch voor een evenwaardige vervanger. Zo is de continuïteit steeds gegarandeerd!
IFM helpt u toegevoegde waarde te creëren
Met een IFM-specialist hoeft u zich als facility manager dus geen zorgen te maken over het operationele. U kunt uw tijd besteden aan uw taken op het strategische en/of tactische vlak. Wat kunnen we doen om het energieverbruik te beperken? Hoe kunnen we het onze werknemers en bezoekers zo aangenaam mogelijk maken in onze gebouwen? Hoe gaan we onze medewerkers veilig ontvangen na de coronacrisis? Doordat u extra tijd aan deze essentiële vraagstukken kunt besteden, creëert u toegevoegde waarde voor uw werkgever. En groeit wat begon als een absolute baaldag al snel uit tot een absolute topdag voor u als facilitair verantwoordelijke of facility manager.
