L’importance croissante des données dans la gestion des installations. C’est une réponse fréquemment entendue par les gestionnaires d’installations ou les facility managers lorsqu’on les interroge sur les tendances du secteur. L’évolution vers une gestion des installations axée sur les données est indéniable. Mais comment peut-on tirer parti de ce flux d’informations ininterrompu?
Définir un objectif
Vous pouvez collecter une masse de données, mais si vous ne savez pas à quoi elles servent, vous n’êtes nulle part. Commencez donc par bien réfléchir à ce que vous voulez obtenir. Dans le domaine de la gestion des installations, les données peuvent servir de base pour réaliser des économies d’énergie, accroître la satisfaction des clients, optimiser le climat intérieur, mieux utiliser l’espace disponible, etc. Une fois que vous avez un objectif clair en tête, vous pouvez commencer à vous concentrer sur la collecte de données.
Quelles sont les données dont vous disposez déjà?
La plupart des entreprises collectent déjà – souvent inconsciemment – beaucoup d’informations. Voici quelques exemples:
- La barrière de votre parking n’est pas seulement utile pour empêcher les véhicules indésirables d’entrer. Il peut également vous indiquer le nombre de visiteurs que vous accueillez, les jours où passent le plus de visiteurs, etc.
- La caisse du restaurant d’entreprise est pratique pour garder l’argent en sécurité. Mais il vous indique également à quelles heures la plupart des gens viennent manger, à quelles heures il y a beaucoup moins de monde, quels sont les plats les plus populaires, etc.
- Un système numérique permet à vos employés de planifier des réunions, mais vous donne également un aperçu de la fréquence et des horaires d’utilisation des salles de réunion.
Toutes ces données ont une influence sur la gestion des installations. Faites l’inventaire de ces informations et voyez jusqu’où vous pouvez aller avec elles. Ensuite, posez-vous la question suivante: de quelles autres données ai-je besoin pour atteindre mon objectif?
Comment allez-vous recueillir des données sur les services des installations?
Une fois que vous saurez quelles sont les informations qui vous manquent, vous chercherez le meilleur moyen de les obtenir. Un bon conseil: parlez-en avec votre prestataire de services facilitaires. Il dispose d’un grand nombre d’informations grâce à son système de communication et de suivi – Multidesk par exemple – et a une bonne vision des améliorations possibles. Est-il préférable d’utiliser des capteurs, d’opter pour une enquête numérique auprès des utilisateurs du bâtiment via un outil comme Qwesteo,…? Votre partenaire facilitaire se fera un plaisir de vous conseiller et de vous aider.
Les données ont été collectées. Et maintenant?
Une fois que vous avez collecté les données, une étape cruciale suit: l’interprétation correcte de celles-ci. L’analyse des données, en d’autres termes. Dans ce contexte, on fait souvent référence au modèle DIKW (data – information – knowledge – wisdom):
- Tout d’abord, vous avez besoin de données (‘data’).
- Si vous le transformez en quelque chose que vous pouvez utiliser, alors vous avez des informations.
- En étudiant ces informations de manière approfondie, vous accumulez des connaissances (‘knowledge’). Vous pouvez utiliser ces connaissances pour optimiser vos services facilitaires sur une base ad hoc.
- En accumulant des connaissances au fil des ans, on acquiert une vue d’ensemble, on découvre des connexions. C’est ainsi que vos connaissances se transforment en sagesse (‘wisdom’). Et c’est ce qui est nécessaire pour prendre les bonnes décisions, avec lesquelles vous pouvez exercer une influence significative et donner des conseils au niveau stratégique.
Si personne dans votre entreprise n’est en mesure d’apporter cette sagesse, comptez sur votre partenaire facilitaire. Les spécialistes IFM peuvent vous aider à interpréter correctement les données et à tirer les bonnes conclusions pour les services facilitaires de votre bâtiment. Vous constaterez que vous obtenez souvent des informations surprenantes qui, grâce à de petites interventions, peuvent améliorer considérablement l’expérience de vos employés et de vos visiteurs.
Les données dans les services facilitaires: un exemple
Nous aimerions l’expliquer à l’aide d’un exemple. Supposons qu’une entreprise compte 200 employés. Au rez-de-chaussée, on trouve une réception, des bureaux, deux salles de réunion et des installations sanitaires. Aux premier et deuxième étages, il y a des bureaux, une salle de réunion et des installations sanitaires. Une équipe de nettoyage nettoie ces zones chaque matin avant les heures de bureau, afin de minimiser les perturbations pour le personnel.
L’entreprise commence par la collecte de données et il s’avère que
- seulement 50 bureaux sont utilisés quotidiennement. Les 150 autres membres du personnel travaillent souvent à domicile ou se rendent chez des clients. Ce n’est que le vendredi que le personnel est plus nombreux au bureau.
- les poubelles sous les bureaux utilisés sont souvent débordantes.
- les espaces du deuxième étage sont à peine utilisées. Parmi les salles de réunion, seules celles du rez-de-chaussée sont utilisées quotidiennement, surtout le matin.
- il y a une nette différence entre l’utilisation de la porte des locaux sanitaires et l’utilisation des distributeurs de savon.
- le personnel n’est pas très satisfait du nettoyage car « on ne voit jamais personne nettoyer ici » et parce que « c’est souvent très sale à la réception, surtout quand il fait mauvais ».
Programme de travail adapté, îlots de déchets, tapis de sol et économiser les coûts énergétiques
Alors, que peut-on faire, sur la base de ces données, pour optimiser le service des installations et l’expérience et la perception des utilisateurs du bâtiment?
- Le programme de travail de l’équipe de nettoyage peut être adapté: du lundi au jeudi, elle peut se concentrer principalement sur les bureaux utilisés et les salles de réunion. Le vendredi, toutes les espaces sont nettoyées.
- Au lieu de nettoyer le matin, le nettoyage peut commencer l’après-midi. D’abord les salles de réunion et les bureaux non-utilisés, après les heures de bureau les autres espaces. De cette manière, le personnel de l’entreprise remarque que le nettoyage a bien lieu. Cela influencera la perception de manière positive.
- En plaçant des îlots de déchets, les membres du personnel sont sensibilisés à la nécessité de trier leurs déchets. De plus, une promenade jusqu’à l’îlot de déchets constitue une activité physique supplémentaire.
- Le fait de placer un tapis de sol dans le hall d’entrée et de l’entretenir fréquemment empêche la saleté de se répandre dans le hall d’entrée et les pièces adjacentes.
- Comme tous les membres du personnel ne semblent pas se laver profondément les mains après être allés aux toilettes, une campagne de sensibilisation peut être lancée pour promouvoir l’hygiène des mains. Cela favorisera également la propreté des équipements informatiques et autres.
- Dans les pièces qui ne sont pas utilisées, le chauffage peut être baissé de quelques degrés et les lumières peuvent être éteintes. De cette façon, vous économisez sur les coûts énergétiques.
- L’entreprise peut décider de louer une partie du deuxième étage. Les chambres sont généralement vides de toute façon. En louant, vous créez un revenu supplémentaire et vous économisez sur les coûts énergétiques et autres.
Ainsi, collecter des données est une chose, les traiter correctement et les utiliser à bon escient en est une autre. Vous souhaitez étudier avec l’un de nos spécialistes comment nous pouvons optimiser les services de votre bâtiment? Veuillez nous contacter.
