Het toenemende belang van data in de facilitaire dienstverlening. Het is een veel gehoord antwoord van facility managers bij een rondvraag over trends in de sector. De evolutie naar ‘data driven facility management’ is onmiskenbaar, maar hoe haal je voordeel uit de niet te stoppen stroom aan informatie?
Bepaal een doelstelling
Je kan een massa data verzamelen, maar als je niet weet waartoe ze moeten dienen, sta je nergens. Denk dus eerst goed na wat je wil bereiken. In de facilitaire dienstverlening kunnen data de basis vormen voor energiebesparing, verhoging van de klantentevredenheid, het optimaliseren van het binnenklimaat, een gerichter gebruik van de beschikbare ruimte enzovoort. Zodra je een duidelijk doel voor ogen hebt, kan je je gaan richten op het verzamelen van data.
Welke data heb je al?
De meeste bedrijven verzamelen – vaak onbewust – al meer informatie dan ze denken. Enkele voorbeelden:
- De slagboom aan je parking is niet alleen handig om ongewenste voertuigen buiten te houden. Hij kan je ook vertellen hoeveel bezoekers je verwelkomt, op welke dagen de meeste bezoekers langskomen enzovoort.
- De kassa van het bedrijfsrestaurant is handig om het geld veilig in op te bergen. Ze vertelt je echter ook op welke momenten de meeste mensen komen eten, op welke momenten het veel minder druk is, welke gerechten het populairst zijn,…
- Een digitaal systeem laat je medewerkers toe om vergaderingen in te plannen, maar geeft je ook inzicht over hoe frequent en op welke momenten vergaderruimtes worden gebruikt.
Al deze data hebben een invloed op de facilitaire dienstverlening. Inventariseer die informatie en ga na hoe ver je daarmee komt. Daarna stel je jezelf de vraag: welke gegevens heb ik nog meer nodig om mijn doelstelling te bereiken?
Hoe ga je data verzamelen over facilitaire dienstverlening?
Eens je weet welke info je nog mist, ga je op zoek naar de beste manier om die te bekomen. Een gouden tip: praat erover met je facilitaire partner. Hij beschikt over een schat aan informatie via zijn communicatie- en opvolgsysteem – Multidesk bijvoorbeeld – en heeft een goede kijk op mogelijke verbeteringen. Gebruik je best sensoren, ga je voor een digitale bevraging van de gebouwgebruikers via een tool als Qwesteo,…? Je facilitaire partner staat je graag met raad en daad bij.
De data zijn verzameld. Wat nu?
Als je de data verzameld hebt, volgt een cruciale stap: de juiste interpretatie ervan. Data-analyse dus. In dit verband verwijst men vaak naar het DIKW-model:
- Eerst en vooral heb je data nodig.
- Als je die verwerkt tot iets dat je kan gebruiken, dan heb je informatie.
- Door die informatie grondig te gaan bestuderen, bouw je kennis op. Die kan je gebruiken om ad hoc je facilitaire dienstverlening te optimaliseren.
- Als je door de jaren heen kennis vergaart, krijg je een breed inzicht, je ontdekt verbanden. Zo evolueert je kennis tot wijsheid. En die is nodig om de juiste beslissingen te nemen waarmee je een belangrijke invloed kunt uitoefenen en adviezen kunt geven op het strategische niveau.
Is er binnen jouw bedrijf niemand die zulke wijsheid in pacht heeft, reken dan op je facilitaire partner. IFM-specialisten kunnen je bijstaan bij het juist interpreteren van de data en het trekken van de juiste conclusies voor de facilitaire dienstverlening in je gebouw. Je zal merken dat je tot vaak verrassende inzichten komt waardoor je, vaak met kleine ingrepen, de beleving van je medewerkers en bezoekers enorm kan verbeteren.
Data in de facilitaire dienstverlening: een praktijkvoorbeeld
Dat lichten we graag even toe aan de hand van een voorbeeld. Stel: een bedrijf heeft 200 personeelsleden. Op het gelijkvloers bevinden zich het onthaal, kantoorruimte, 2 vergaderzalen en een sanitair. Op de eerste en de tweede etage zijn er telkens kantoorruimte, 1 vergaderzaal en sanitair. Een schoonmaakploeg maakt deze ruimtes elke morgen voor de kantooruren schoon, kwestie van het personeel zo min mogelijk te storen.
Het bedrijf begint met dataverzameling en daaruit blijkt:
- dat slechts 50 bureaus dagelijks worden gebruikt. De andere 150 medewerkers werken vaak van thuis of zijn op klantenbezoek. Alleen op vrijdag komen meer personeelsleden naar kantoor.
- dat de vuilbakken onder de gebruikte bureaus vaak uitpuilen.
- dat de ruimtes op de tweede etage amper worden gebruikt. Van de vergaderzalen worden alleen die op het gelijkvloers dagelijks gebruikt, vooral in de voormiddag.
- dat er een duidelijk verschil is tussen het gebruik van de deur van de sanitaire ruimtes en het gebruik van de zeepdispensers.
- dat het personeel niet zo tevreden is over de schoonmaak omdat “wij hier nooit iemand zien poetsen” en omdat “het aan het onthaal vooral bij slecht weer vaak heel vuil is”.
Aangepast werkprogramma, afvaleilanden, inloopmatten en energiebesparing
Wat kunnen we dan, op basis van deze gegevens, doen om de facilitaire dienstverlening en de beleving te optimaliseren?
- Het werkprogramma van de poetsploeg kan worden aangepast: ze kan zich van maandag tot donderdag hoofdzakelijk richten op de gebruikte bureaus en vergaderzalen. Op vrijdag nemen de schoonmakers alle ruimtes onder handen.
- In plaats van ’s morgensvroeg te poetsen, kan de schoonmaak in de namiddag beginnen. Eerst de vrije vergaderzalen en bureaus, na de kantooruren de andere ruimtes. Op die manier merkt het personeel van het bedrijf dat er weldegelijk schoongemaakt wordt. Dat zal de beleving in positieve zin beïnvloeden.
- Door het plaatsen van afvaleilanden sensibiliseren we de personeelsleden om hun afval te sorteren. Bovendien zorgt een wandelingetje naar het afvaleiland voor extra lichaamsbeweging.
- Door een inloopmat in de inkomhal te leggen en door deze frequent te (laten) onderhouden, voorkom je dat vuil zich verspreidt in de inkomhal en de aangrenzende ruimtes.
- Aangezien blijkbaar niet alle personeelsleden hun handen grondig wassen na een toiletbezoek, kunnen we een sensibiliseringsactie opstarten om handhygiëne te promoten. Dit zal ook de properheid van het computermateriaal en dergelijke bevorderen.
- In de niet-gebruikte ruimtes kunnen we de verwarming een paar graadjes lager zetten en de lichten doven. Zo bespaar je op energiekosten.
- Het bedrijf kan besluiten om (een deel van) de tweede etage te verhuren. De ruimtes staan toch meestal leeg. Door een verhuur creëer je extra inkomsten en bespaar je op energiekosten en dergelijke.
Data verzamelen is dus één ding, er goed mee omgaan en ze op de juiste manier gebruiken, is nog iets helemaal anders. Wil jij samen met een van onze specialisten bekijken hoe wij de facilitaire dienstverlening in jouw gebouw kunnen optimaliseren? Neem contact met ons op.
