En tant qu’organisation disposant d’une couverture nationale, votre gestion facilitaire peut devenir l’un des principaux points sensibles. Ou bien votre organisation se développe si rapidement que votre gestion et votre maintenance ne sont pas vos priorités par manque de temps. Ou votre gestion facilitaire est tellement fragmentée que vous n’en avez plus une vue d’ensemble et que le travail fourni manque de cohérence. Nous aimerions vous donner quelques conseils pour éviter cela (voire y remédier !).
1. Choisissez un partenaire facilitaire avec une couverture nationale
Vous gagnez en efficacité en mettant en œuvre de manière cohérente le même flux de travail sur tous les sites. Cela va de l’utilisation des machines et des produits à la planification du personnel et à certains contrats de maintenance. C’est pourquoi il est préférable de travailler avec un seul partenaire qui connaît bien tous les sites. Si un nouveau flux de travail ou un nouveau système est mis en place sur un site, il va de soi qu’il doit être étendu aux autres sites.
Un partenaire facilitaire qui connaît parfaitement votre organisation sait également quand le travail s’intensifie. Il faut vite faire appel à une vingtaine de personnes supplémentaires pendant les périodes de pointe ? Dans ce cas, un partenaire facilitaire fixe peut y répondre de manière proactive.
2. Travailler avec un point de contact central (SPOC)
Centralisez votre communication auprès d’un point de contact fixe. Cela simplifiera considérablement la communication et la coordination de la gestion facilitaire. Que ce soit pour signaler un problème, opérer des modifications ou poser des questions, vous savez immédiatement à qui vous adresser, quel que soit le site concerné. Non seulement cela vous permet de réagir rapidement à plus grande échelle, mais votre interlocuteur connaît votre organisation et sait où se situent les points sensibles.
3. Misez sur la cohérence, pas sur le prix le plus bas
Un partenaire facilitaire avec une couverture nationale disposant d’un vaste vivier de collaborateurs qualifiés est en mesure de réagir rapidement en cas d’absence imprévue. Ainsi, la qualité n’est affectée sur aucun site en cas de maladie ou de congés du personnel. Un partenaire qui investit dans un personnel bien formé fournit un travail cohérent. En outre, vous évitez les coûts cachés liés à une mauvaise maintenance, aux plaintes, aux travaux de réparation ou au changement constant de fournisseurs. Ne choisissez donc pas l’option la moins chère, mais la plus fiable.
4. Centralisez l’administration et la facturation
La multiplicité des fournisseurs se traduit par des factures, des interlocuteurs et des contrats différents. Un partenaire facilitaire unique avec une couverture nationale simplifie considérablement l’administration. En outre, vous n’avez pas à vous occuper des contrats de travail et d’autres questions relatives au personnel, car vous en convenez à l’avance avec votre partenaire facilitaire. Confiez-nous donc vos tâches administratives, car votre temps, en tant que facility manager, est précieux.
5. Contrôlez la qualité de vos installations
En tant que Facility Manager, il vous est impossible de contrôler tous les sites vous-même. Un bon partenaire dispose d’un système d’inspection interne qui garantit la qualité, même dans les endroits où vous n’êtes pas présent. Multi Masters Group a développé QMS : Quality Measurement System. Ce système numérique est basé sur les normes européennes EN 13549 (mesure de la qualité) et ISO 28590:2017 (échantillonnage). Ces normes constituent le cœur de votre contrôle qualité.
Les rapports peuvent être analysés rapidement et le nettoyage ou la maintenance peuvent être adaptés efficacement le cas échéant. Le feed-back vers le personnel devient objectif et la qualité devient mesurable.
Vous souhaitez en savoir plus sur la manière dont Multi Masters Group peut soulager votre organisation, en tout ou en partie, en tant que partenaire facilitaire ? Vous en apprendrez plus sur nos différentes divisions via ce lien.
