Als organisatie met een landelijke dekking kan je facility beheer of het vinden van de juiste facility partner één van de grootste pijnpunten worden. Of je organisatie groeit zo snel dat je beheer en onderhoud wegens tijdsgebrek niet op de eerste plaats staat. Of je facility management zit zo versnipperd dat je geen overzicht meer hebt en er inconsistent werk wordt geleverd. We vatten graag enkele tips samen om dit te voorkomen (of zelfs te genezen!).
1. Kies voor één facility partner met landelijke dekking
Efficiëntie creëer je door consistent dezelfde workflow op elke locatie te implementeren. Dat gaat van het gebruik van machines en producten tot de personeelsplanning en bepaalde onderhoudscontracten. Werk daarom met één partner die met alle locaties vertrouwd is. Wordt er een nieuwe workflow of systeem ingevoerd op één locatie, dan is het vanzelfsprekend dat dit doorgetrokken wordt naar de andere locaties.
Eén facility partner die jouw organisatie door en door kent, weet ook wanneer het druk wordt. Moeten er in piekperiodes snel twintig extra mensen aan de slag? Dan speelt een vaste facility partner daar proactief op in.
2. Werk met één centraal aanspreekpunt (SPOC)
Centraliseer je communicatie bij één vast aanspreekpunt. Dat maakt de communicatie en coördinatie van je facility beheer een stuk eenvoudiger. Problemen melden, wijzigingen doorvoeren of vragen stellen: je weet meteen bij wie je terechtkan, ongeacht welke vestiging het betreft. Niet alleen kan je zo kort op de bal spelen op grotere schaal, je contactpersoon kent je organisatie en weet waar de pijnpunten zitten.
3. Zet in op consistentie, niet op de laagste prijs
Een facility partner met een landelijke dekking heeft een grote pool van gekwalificeerde medewerkers kan snel schakelen bij onverwachte afwezigheid. Zo lijdt de kwaliteit op geen enkele locatie onder ziekte of vakantie van personeel. Een partner die investeert in goed opgeleid personeel, levert consistent werk. Bovendien vermijd je de verborgen kosten die voortkomen uit slecht onderhoud, klachten, herstelwerk of het constant wisselen van leverancier. Kies dus niet voor de goedkoopste optie, maar voor de meest betrouwbare.
4. Centraliseer je administratie en facturatie
Meerdere leveranciers betekent verschillende facturen, contactpersonen en contracten. Eén facility partner met een landelijke dekking vereenvoudigt de administratie drastisch. Bovendien hoef je je niet bezig te houden met arbeidsovereenkomsten en andere personeelszaken – deze spreek je op voorhand af met je facility partner. Laat je dus administratief ontzorgen, want jouw tijd als facility manager is waardevol.
5. Bewaak de kwaliteit van je faciliteiten
Als facility manager kan je onmogelijk alle locaties zelf controleren. Een goede partner werkt met een intern inspectiesysteem dat kwaliteit garandeert, ook op de plekken waar jij niet aanwezig bent. Multi Masters Group ontwikkelde QMS: Quality Measurement System. Dit digitale systeem is gebaseerd op de EU-normen EN 13549 (kwaliteitsmeting) en ISO 28590:2017 (steekproeftrekking). Deze normen zijn de kern van je kwaliteitscontrole.
De rapportage kan snel geanalyseerd worden en de schoonmaak of het onderhoud kan efficiënt bijgestuurd worden waar nodig. Feedback naar het personeel wordt objectief, en de kwaliteit wordt meetbaar.
Meer weten over hoe Multi Masters Group jouw organisatie volledig of deels kan ontzorgen als facilitaire partner? Lees meer over onze verschillende divisies via deze link.
