1 september doet vaak denken aan de eerste schooldag. Dit jaar is het in België echter de officiële start van Check in and out at work, kortweg CIAO, in de facilitaire sector. Vanaf die dag is schoonmaakpersoneel wettelijk verplicht om het begin en het einde van zijn activiteiten en zijn rustpauzes digitaal te registreren. Die datum staat dus sinds enkele maanden met rood omcirkeld in de agenda van facilitaire dienstverleners zoals Multi Masters Group. “In april zijn wij al gestart met de registratie van onze vaste medewerkers. Wij zijn klaar voor de officiële start van CIAO”, zegt Philip Paelinck, Managing director bij Multi Masters Group.
Wat is Check in and out at work of CIAO?
Check in and out at work verwijst naar de digitale aanwezigheidsregistratie van werknemers, zelfstandigen, uitzendkrachten en stagiairs die bepaalde schoonmaakactiviteiten uitvoeren. Bedoeling is om de veiligheid van het personeel te verbeteren, zwartwerk en sociale fraude te bestrijden en de administratieve lasten te verlichten.
Jarenlange voorbereiding
Het idee van een digitale registratie is niet nieuw. In november 2016 ontvouwde toenmalig staatssecretaris voor bestrijding van sociale fraude Philippe De Backer zijn ‘Plan voor eerlijke concurrentie in de schoonmaaksector’. Het plan streefde naar meer transparantie en dit via 15 nationale en internationale maatregelen. Een daarvan was de invoering van een aanwezigheidsregistratiesysteem voor het schoonmaakpersoneel.
Dit plan werd gesteund door de Algemene Belgische Schoonmaak Unie (ABSU) en de syndicale organisaties. Het leidde tot de uitrol van een proefproject waaraan Multi Masters Group actief deelnam.
MM-Time
Multi Masters Group werd destijds gevraagd om mee te werken aan de ontwikkeling van het registratiesysteem. “We zijn onmiddellijk mee op de kar gesprongen. Onze eerste stappen op het vlak van digitale registratie hebben we dus al een achttal jaar geleden gezet. Onze eigen ICT-afdeling is toen begonnen met de voorbereidingen van het systeem dat is uitgemond in de ontwikkeling van de webapplicatie MM-Time, de app die we nu gebruiken voor CIAO.”
Het duurde tot de Programmawet van 26 december 2022 eer de digitale aanwezigheidsregistratie van het schoonmaakpersoneel in een wettelijk kader werd gegoten. Er werd beslist dat de registratieplicht zou ingaan op 1 september 2024.
Gestart met CIAO (Check in and out at work) in april 2024
Multi Masters Group wachtte niet tot die datum. “Wij besloten al op 1 april van start te gaan. Eerst met de aanwezigheidsregistratie van onze vaste medewerkers. Dat vroeg een enorme inspanning van onze afdelingen. De plaatjes met de QR-codes dienden gemaakt te worden en daarna op alle werkplaatsen te worden geïnstalleerd. Tegelijkertijd dienden al onze medewerkers de nodige informatie en opleiding te krijgen en communiceerden we over het systeem naar onze klanten. En dan was er natuurlijk nog het vele werk achter de schermen van onze ICT-afdeling.”
“We kunnen alleen maar blij zijn dat we zo vroeg zijn begonnen met de implementatie van MM-Time. Dat vroege begin bood ons de kans om de applicatie en de achterliggende systemen grondig te testen en de app helemaal op punt te stellen.”
Tijdelijke medewerkers
Naast het vaste personeel schakelt Multi Masters Group af en toe tijdelijke werknemers in. “Ook zij maken gebruik van onze app MM-Time. De laatste twee maanden hebben zij de nodige informatie ontvangen. Dat gebeurde tijdens online opleidingen georganiseerd door onze MM-Academy.”
De laatste rechte lijn
En nu zitten we dus volop in de laatste rechte lijn richting 1 september. “In de maand juli hadden we ongeveer 90.000 geslaagde registraties. We zijn dus helemaal klaar voor de start van CIAO.”
