Het vinden van de ideale facilitaire partner is nog maar het begin. In dit artikel bespreken we een belangrijk vervolg: het creëren van een goede samenwerking met je facilitaire partner. Ook hiervoor stelden onze specialisten een gedetailleerd stappenplan op. Ontdek het hieronder.
Stap 1: Zorg voor een soepele implementatie en een productieve samenwerking
Je hebt een goede en weldoordachte keuze gemaakt en je gaat de samenwerking aan met een facilitaire partner. Dan is het kwestie om ervoor te zorgen dat de samenwerking ook effectief een succesformule wordt. Enkele aandachtspunten:
- Volg een goed communicatieplan: wie is jouw contactpersoon, wanneer wordt er gecommuniceerd en via welke weg verloopt de communicatie? Als deze zaken duidelijk worden vastgelegd, is de eerste stap naar een blijvende, vlotte samenwerking al gezet. Zorg er ook voor dat je interne teams goed weten bij wie ze terechtkunnen met hun vragen. Zit je zelf met dringende vragen, dan is het belangrijk dat je weet welk nummer altijd beschikbaar is voor eventuele noodsituaties.
- Leg meetbare KPI’s vast: in theorie lijkt alles goed, de communicatie verloopt vlot en het gevoel zit goed. Maar doet je nieuwe partner ook effectief wat van hem wordt verwacht? Stel op voorhand enkele KPI’s vast en ga in de loop van de samenwerking na of deze ook worden behaald. Zo weet je op tijd waar en wanneer er bijgestuurd moet worden. Een partner met een proactieve aanpak en een eigen inspectieteam biedt hier een grote meerwaarde.
Stap 2: Monitor en optimaliseer continu
Een samenwerking betekent ook dat beide partijen van elkaar kunnen leren. Ga daarom na waar er zaken geoptimaliseerd kunnen worden en blijf alles monitoren.
- Evalueer tijdig: bepaal vaste momenten/frequenties wanneer je het geleverde werk even onder de loep legt. Dat biedt je de kans om na te gaan of je facilitaire partner aan je verwachtingen voldoet. Het is een groot voordeel als je partner zelf proactief opvolging biedt dankzij een eigen inspectiesysteem.
- Stimuleer wederzijdse, open feedback: de sleutel tot een succesvolle samenwerking is goede communicatie en beide partijen die openstaan voor constructieve feedback. Bespreek daarom tijdig met je partner welke eventuele uitdagingen jullie proactief kunnen aanpakken.
Bij Multi Masters Group maken we gebruik van het online communicatieplatform Multidesk. Via Multidesk heb je op één centrale plek toegang tot alle communicatie: van vragen tot facturatie, technische fiches en andere belangrijke informatie.
Stap 3: In een goede samenwerking stel je je flexibel op om te blijven verbeteren
In een dynamische werkomgeving is een flexibele aanpak essentieel voor een succesvolle samenwerking met je facilitaire partner. Begrijp daarom dat omstandigheden kunnen veranderen en dat een rigide aanpak de groei van de samenwerking kan belemmeren.
- Anticipeer op verandering: wees verrassingen voor en anticipeer op veranderende omstandigheden. Wat zijn nieuwe kansen in de markt? Nieuwe trends in de sector? Houd een proactieve houding aan en bespreek dit ook op tijd met je partner.
- Leer en evolueer samen: door samen met en van je partner te leren, creëer je een cultuur van wederzijdse groei. Wissel daarom inzichten en ervaringen uit met elkaar. Nieuwe, innovatieve ideeën bieden de kans om met een fris perspectief naar de zaken te kijken.
Stap 4: Zorg voor een positieve relatie
Een positieve relatieopbouw met je facilitaire partner is de sleutel tot een duurzame en vruchtbare samenwerking. Het bouwen van vertrouwen en transparantie legt de fundering voor een succesvol partnerschap op lange termijn.
- Wees eerlijk in de communicatie: is er een probleem met de dienstverlening? Kaart het dan aan bij je partner. Een goede partner zal problemen niet ontkennen, integendeel, hij zal ze doelgericht aanpakken. Een goede partner zal op zijn beurt problemen of mogelijke verbeteringen zelf proactief aankaarten.
- Streef een win-winbenadering na: een succesvol partnership is geen eenrichtingsverkeer. Een samenwerking betekent letterlijk wat het zegt: ‘samen werken’. Houd daarom telkens volgende gedachte in het achterhoofd: Hoe kunnen we allebei profiteren van de samenwerking?
Nog op zoek naar een facilitaire partner? Maak kennis met Multi Masters Group
Het uitbesteden van facilitaire diensten kan aanzienlijke voordelen opleveren, maar het is een proces dat zorgvuldige planning en implementatie vereist. Met deze checklist ben je goed voorbereid om je facilitaire diensten op de best mogelijke manier uit te besteden. Heb je behoefte aan verdere begeleiding of advies over facilitair management en diensten? Contacteer ons dan zeker om te zien wat we voor jouw bedrijf kunnen betekenen.
