Hoe vind ik de ideale facilitaire partner? Hoe kies ik de juiste facilitaire partner voor schoonmaak, technisch onderhoud, ongediertebestrijding, groenonderhoud enzovoort? Het is belangrijk dat je niet te licht gaat over deze keuze. Het effectief uitbesteden van je facilitaire diensten is een strategische zet en helpt om je beter te concentreren op de kernactiviteiten van jouw bedrijf, kosten te besparen en de operationele efficiëntie te verhogen. Om jou te helpen een weldoordachte keuze te maken, stelden we een handig stappenplan op.
Stap 1: Doe een grondige evaluatie en maak een doordachte planning
Vooraleer je de stap zet om een facilitaire partner in te schakelen en je facilitaire taken uit te besteden, is het belangrijk om alles in helikopterperspectief te bekijken. Wat is je huidige situatie en waar wil je naartoe?
- Formuleer je doelen: begin met het duidelijk definiëren van je doelen bij het uitbesteden van uw facilitaire diensten. Wil je kosten besparen, de operationele efficiëntie verhogen, meer expertise binnenhalen, …?
- Bepaal de uit te besteden diensten: maak een gedetailleerde lijst van de facilitaire diensten die uitbesteed moeten worden. Bijvoorbeeld schoonmaak, groenonderhoud, ongediertebestrijding, beveiliging, technisch onderhoud, …
- Maak een budgetplanning: stel een realistisch budget op voor de uit te besteden diensten. Houd hierbij zowel rekening met de initiële kosten als de besparingen op lange termijn.
Stap 2: Identificeer de geschikte partner(s)
Er zijn verschillende spelers op de facilitaire markt, maar niet allemaal passen ze bij wat jij echt nodig hebt. Daarom is het belangrijk om goed na te gaan wie wat te bieden heeft en de voor- en nadelen goed af te wegen.
- Voer een uitgebreid marktonderzoek uit: vergelijk verschillende facilitaire dienstverleners met elkaar en weeg de voor- en nadelen met elkaar af. Welke partner past het beste bij jouw vooropgestelde doelen? Welke partner past binnen jouw budget? Maar zeker ook belangrijk: met welke partner voel je een spontane klik?
- Ga referenties na: met welke partners werken je concullega’s samen en hoe verloopt die samenwerking? Soms kan een simpele rondvraag al veel vragen beantwoorden. Ga zeker ook online eens kijken naar beoordelingen over de partners die je overweegt.
- Check de aangeboden expertise: hebben de partners die je opzocht de expertise en ervaring in huis die jij zoekt? Vergeet daarbij zeker niet de uitbreidingsmogelijkheden. Ben je momenteel alleen op zoek naar een schoonmaakpartner, maar twijfel je nog over groenonderhoud? Dan speel je beter op safe en kies je voor een bedrijf dat beide diensten (of zelfs nog meer) aanbiedt.
- Denk ook op lange termijn: ben je van plan om op termijn je bedrijf uit te breiden? En heb je daarvoor meerdere locaties nodig? Dan is een facilitaire partner met uitbreidmogelijkheden en een nationale dekking de ideale keuze.
Stap 3: Leer je partner goed kennen
Heb je alle pro’s en contra’s tegen elkaar afgewogen? Sta je dicht bij je definitieve keuze? Dan kan de samenwerking bijna van start gaan. Daarbij zijn enkele zaken belangrijk om te onthouden:
- Plan een on-site bezoek: vooraleer je een definitieve keuze maakt, nodig je jouw potentiële partners best uit in je gebouwen. Op die manier kunnen ze je een offerte op maat bezorgen. Maar het kan zeker ook interessant zijn om de faciliteiten van je nieuwe partner een bezoekje te brengen. Het geeft je de kans om je partner beter te leren kennen en om zijn operationele standaarden te beoordelen.
- Zorg voor duidelijke voorwaarden: doet de facilitaire partner een voorstel, ga dan zeker na of alles duidelijk is opgesteld. Controleer dus zeker of alle voorwaarden duidelijk zijn, inclusief de dienstniveauregelingen, de prijszettingen en de flexibiliteit van de partner.
Stap 4: Neem een weloverwogen beslissing
Op basis van alle informatie neem je de uiteindelijke beslissing. Daarna kan de samenwerking van start gaan. In een volgend artikel lichten we toe hoe je van de samenwerking met jouw ideale facilitaire partner een succes kan maken.
